Elämäsi ensimmäiset suuret juhlat? - Näillä vinkeillä onnistut!

Suurten ja merkittävien juhlien, kuten häiden, ylioppilasjuhlien, valmistujaisten, ristiäisten ja nimiäisten järjestäminen osuu meistä monen kohdalle vain kerran tai pari elämässä. Miten onnistua elämän tärkeässä hetkessä, jos kokemusta juhlien järjestelyistä ei ole aiemmin kertynyt? 

Juhlien tarjoilut ovat usein ensimmäinen asia, jota juhlien järjestäjä pohtii. Hyvät ruoat ja juomat ovat se juttu, jota juhlavieraat odottavat ja arvostavat.  Lue vinkkimme juhlatarjoiluihin sekä muihin juhlissa huomioitaviin asioihin, joiden avulla pääset hyvin alkuun.

Perusohjeet juhlien järjestämiseen

• Kun juhlien päivämäärä on tiedossa, päätä järjestätkö juhlat kotona vai muualla.
• Valitse ja varaa juhlapaikka sekä catering-palvelu.
• Kutsu vieraat riittävän ajoissa.
• Suunnittele juhlatarjoilut kaikille sopivaksi, ja selvitä erikoisruokavaliot.
• Suunnittele, miten juhlat etenevät.
• Keksi pientä aktiviteettia juhliin.
• Älä stressaa juhlapäivänä.
  

Pitopalvelulta saat juhliisi lähes kaiken

Juhlavieraiden lukumäärä on tärkeä tieto jo alkuvaiheessa. Kun vieraslista on vahvistunut, selvitä kutsuttujen allergeenit ja erityisruokavaliot. Jos käytät pitopalvelua tai cateringia, ilmoita sille tiedot mahdollisimman nopeasti. Näin varmistat, että juhlien tarjoilut sopivat kaikille vieraillesi. Jos vieraiden lukumäärä muuttuu, päivitä tieto heti palveluntarjoajalle.

Catering- ja pitopalvelulta voit usein tilata juhliisi kaiken; tarjoilujen lisäksi myös astiat ja kukat. Saat budjettiisi sopivat tarjoiluehdotukset ja ammattilaisten vinkit käytännön järjestelyihin. Usein catering- ja pitopalvelulla on yhteyksiä vuokrattaviin tiloihin. Well Cateringin oman juhlatilan löydät täältä. 

Myös pelkkä tarjoilujen tilaaminen helpottaa huomattavasti. 

Juhlien työjärjestys, aikataulu ja vastuunjako

Älä tee kaikkea itse vaan delegoi. Kirjaa tekijät ja sovi aikataulut kirjallisesti vaikkapa sähköpostilla tai Excelissä. Kas näin: 

• Juhlitko kodin sijaan muussa juhlapaikassa? Kuka varaa tilat?
• Pitopalvelu vai itse tehty ruoka – vai sekä että?
• Kuka koristelee tilat? Kuka valitsee kukat ja koristelun tyylin?
• Kuka siivoaa?
• Entä astiat? Astioiden vuokraaminen keventää valmisteluja ja loppusiivousta huomattavasti.
• Kuka toimii tarjoilupöydän täydentäjänä ja apuna tarjoiluissa?
• Kirjaa ja aikatauluta myös juhlapäivän tehtävät.

Löydät lisää neuvoja juhlien tarjoiluihin, tilaamiseen ja järjestelyihin usein kysytyistä kysymyksistämme. 

Muistathan, että me Well Cateringilla toimimme pitopalveluna ja cateringina kaikkialla pääkaupunkiseudulla: toimitusalueenamme ovat Helsinki, Espoo ja Vantaa. Voit jättää juhliesi tarjoiluista tarjouspyynnön tai tilata tuotteita myös suoraan verkkokaupastamme.

Milloin kutsut tulisi viimeistään lähettää? 

Lähetä kutsut mielellään kuukautta mutta viimeistään kahta viikkoa ennen juhlapäivää. Jos juhlitte lomakaudella, lähetä save-the-date-kutsu jo aiemmin. Näin vieraat voivat varautua pitämään juhlapäivän vapaana muusta ohjelmasta.

Erityistä huomioita vaativien ruokavalioiden on oltava tiedossa ennen ruokien tilaamista tai valmistamista, jotta syötävää voidaan järjestää jokaiselle juhlijalle.

Paljonko juhliin tulisi varata ruokaa? 

Mikä on riittävä määrä juhlatarjoiluja? Pöydän ei tarvitse notkua. Usein riittää, että tarjolla on hieman suolaista syötävää, kakku tai muu makea jälkiruoka sekä kahvia ja teetä. Kun kyseessä ovat häät tai muut arvokkaat juhlat, joissa vieraiden odotetaan viipyvän yli neljän tunnin ajan, on yleensä paikallaan tarjota myös lämmin ruoka.

Varaa ruokaa ilmoittautuneiden mukaan, ja hiukan ylimääräistä. Laita syötävää esille vain sitä mukaa, kun ruoka loppuu. Näin ruoka säilyy paremmin tuoreena. Kokenut catering-toimija osaa yleensä arvioida, paljonko erilaisia tarjoiluja kuluu. Tarvittaessa palveluntarjoaja huolehtii myös ruoan esillepanosta juhlan aikana.

Kaikki eivät halua juoda alkoholia. Jos juhlissa tarjoillaan alkoholia, myös alkoholiton vaihtoehto tarvitaan. Entä voisivatko alkoholittomat juhlat olla sinun juttusi? 

Mocktailien ja muiden alkoholittomien juomien suosio on nousussa, eikä trendi vaikuta laantuvan lähiaikoina.

Keksi juhliin toimintaa

Jos vieraat eivät tunne toisiaan ja juhlapäivä on pitkä, kehitä joitain matalan kynnyksen aktiviteetteja. Juhlavinkkejä löydät netistä tai voit kysyä ystäviltä. Aktiviteettien ei tarvitse olla perinteisiä, kiusallisia leikkejä. 

Järjestä vaikkapa hauska tietovisa, johon vastataan arvotuissa pienryhmissä. Näin vieraat pääsevät luontevasti juttelemaan toisilleen ilman turhaa jäykistelyä.

Älä stressaa!

Kaiken ei tarvitse olla viimeisen päälle. Harva muistaa jälkikäteen, sopivatko lautasliinat pöytäliinan väriin, tai olivatko kaikki lautaset täysin samanlaisia. Tärkeintä juhlissa on yhdessäolo ja hauskanpito!

Lue myös vinkit, miten kokoat huolettoman herkkupöydän pieniin juhliin. 

Lue lisää aiheesta Inspiraatiota