Kokousjärjestelyjen trendit vuonna 2024 - mihin kiinnittää huomiota?

Maailma muuttuu edelleen nopeasti. Tulevaisuus voi ajoittain näyttäytyä epävarmana, mikä heijastuu myös työelämän megatrendeihin: ajattelu- ja toimintatapojen muutokset, teknologian nopea kehitys sekä ilmastonmuutoksen vaikutukset työelämään.Ihmiset ovat tulleet tietoisemmiksi hyvinvoinnistaan ja jaksamisestaan hektisen elämän keskellä. Teknologian kehitys luo uusia mahdollisuuksia, mutta se voi myös uhata joitain aloja. Ilmastonmuutos ja sen vaikutukset aiheuttavat huolta ja turvattomuuden tunnetta etenkin nuorissa, mikä entisestään luo yrityksille painetta kehittää toimintaansa vastuullisemmaksi.

Megatrendien heijastuessa kokonaisvaltaisesti työelämään eivät kokoukset, workshopit ja konferenssitkaan välty niiden vaikutuksilta. Mitä ajan tasalla olevan kokousjärjestäjän tulisi siis ottaa juuri nyt huomioon megatrendien osalta? Kokosimme yhteen tärkeimmät asiat, jotka tulee huomioida kokousjärjestelyissä.

Kokouksiin paikan päälle tai etänä

Koronapandemia kiihdytti etä- ja hybridityön kehittymistä niin Suomessa kuin maailmallakin. Etätyöt ovat jääneet osaksi suomalaista työkulttuuria aloilla, joissa sen tekeminen on mahdollista. Kokouksien ja muiden tapaamisten vuoksi ei myöskään olla enää valmiita matkustamaan yhtä paljon, kuin ennen pandemiaa. Sen vuoksi kokousjärjestäjien on pitänyt sopeutua uuteen työskentelymalliin – niin hyvässä, kuin pahassa. 

Etäkokoustaminen voi parhaimmillaan säästää aikaa, rahaa ja ilmastoa, kun matkustaminen vähenee. Lisäksi se voi myös olla liikuntarajoitteisille hyvä osallistumismuoto, mutta tästä tulee sopia yhdessä liikuntarajoitteisten henkilöiden kanssa. Hybridikokousten riskinä voi kuitenkin olla etänä osallistuvien unohtaminen, mikäli heihin ei oteta säännöllisesti kontaktia. Ota siis ainakin nämä asiat huomioon, kun järjestät kokousta mihin etäosallistuminen on mahdollista:

• aloita kokous small talkilla tai kuulumisten vaihdolla edistääksesi suhteiden luomista
• muista käydä läpi kokouksen säännöt, kuten se, miten puheenvuoro annetaan
• varmista, että kaikkien kasvot näkyvät kokouksessa – myös lähiosallistujien
• pidä chat-kanavaa silmällä kysymysten ja kommenttien varalta
• jaa kokouksessa läpikäytävä materiaali etukäteen osallistujien kesken
• valitse kokouspaikaksi rauhallinen tila, jossa on teknologiset edellytykset etänä olevien osallistumiselle

Kokousta kestävästi

Kokousten ja kongressien vaikuttavin trendi lähiaikoina on vastuullisuus. Suomen EU-puheenjohtajakausi vuonna 2019 edisti kestävien kokouskäytäntöjen leviämistä myös liike-elämän puolelle.

Koronapandemian jälkeen kokouksia on jälleen alettu järjestämään paikan päällä ja hybridinä, minkä vuoksi on tärkeää kiinnittää huomiota myös sosiaalisen vastuullisuuden toteutumiseen. Kaikilla kokoukseen kutsutuilla on oltava yhdenvertaiset mahdollisuudet osallistua kokoukseen ja saada äänensä kuuluviin. Huomioi siis etäosallistujat erityisen hyvin varmistamalla, että laitteet ovat kunnolliset ja toimivat hyvin, ja muista, että yhdenvertaisuuden nimissä on tärkeää hankkia kokoustarjoilut myös linjojen kautta osallistuville.

Ympäristön kestävyyden kannalta tärkeitä kokousjärjestelyjen osa-alueita ovat ruokailu, liikkuminen, päästökompensaatio ja lahjoista luopuminen. Vastuullisuus ei välttämättä vaadi suuria tekoja, sitä voi edistää jo pienin mutta merkittävin askelin. Kiinnitä huomiota seuraaviin seikkoihin:

• keskitä kokoukset hyvien julkisten kulkuyhteyksien äärelle
• mikäli kokous edellyttää matkustamista, kompensoi päästöt
• pidä kokoukset paperittomina, ja jaa materiaali sähköisessä muodossa
• valitse palveluntarjoaja, jolla on vastuullisuussertifikaatti
• tarjoa kasvisruokaa, tai valitse punaisen lihan tilalle ympäristöystävällisempää valkoista lihaa tai kalaa
• suosi tarjoiluissa satokauden kasviksia ja hedelmiä
• vähennä ruokahävikkiä mitoittamalla tarjoilut oikein
• luovu kokouslahjojen antamisesta

Tarjoilut trendikkäästi vastuullisuutta unohtamatta

Trendit heijastuvat myös catering-palveluntarjoajan valintaan. Kestävä kehitys ja vastuulliset valinnat puolestaan näkyvät kokoustarjoiluissa, kun palveluntarjoajilta edellytetään ilmastoystävällisyyttä, kierrätystä, ympäristösertifikaatteja sekä luomu- ja satokausituotteiden käyttöä. Tarjoilujen odotetaan myös olevan laadukkaita, terveellisiä, maukkaita sekä visuaalisesti näyttäviä.

Kun suunnittelet tarjottavia ja olet yhteydessä palveluntarjoajiin, muista ottaa allergiat ja erityisruokavaliot vakavasti ja mainita niistä etukäteen – pahimmassa tapauksessa allergiat voivat olla hengenvaarallisia.

Kiinnitä tarjoiluissa huomiota seuraaviin seikkoihin:

• panosta tarjottavan ruoan laatuun
• korvaa palaveripullat terveellisemmällä tarjottavalla
• huomioi tarjoilujen hiilijalanjälki, ja tee vastuullisempia valintoja – esimerkiksi vegaaniset tarjottavat ovat ilmastoystävällisempiä ja hyvinkin maukkaita
• varaudu allergioihin ja erityisruokavalioihin
• kruunaa kokous näyttävällä esillepanolla

Jos kaipaat tarjoiluja, jotka täyttävät listan edellytykset, tutustu valikoimaamme. Meiltä voit tilata näyttävät, vastuulliset, maukkaat ja erikoisruokavalioihin sopivat tarjoilut kokouksiin ja muihin yritystilaisuuksiin – nyt saat tilaukset myös Alisa Yrityslaskulle. Käytämme suomalaisia ja eurooppalaisia raaka-aineita, ja valikoimissamme maistuvat myös luomu ja satokauden kasvikset. Vastuullisen ja kestävän cateringtoiminnan edistäminen on meille sydämen asia. 

Lue lisää aiheesta Inspiraatiota